Gescannte Dokumente finden
BULLET POINTS:
- Scans auf Basis ihres Volltextes wiederfinden
- Metadaten zur Suche verwenden
- Speicherung als PDF
- Weboberfläche zur Bedienung
- Keine Schulung notwendig
EINLEITUNG:
MyDMS mit ScanFlowStore ermöglicht komfortables Suchen in gescannten Dokumenten und in deren Index. Dabei werden die Dokumente gescannt und in einer Datenbank gespeichert. Die Suche erfolgt in einer speziellen Datenbank und ist deshalb besonders schnell. Die Suchabfragen werden mittels Browsers (z.B. Internet Explorer) auf einer Webseite durchgeführt, auf der auch die Suchergebnisse angezeigt werden.
WAS MACHT DIE LÖSUNG:
Scans anhand ihres Volltextes wiederfinden
Normales Suchen im Volltext von Dokumenten dauert oft lange, weil alle Dokumente bei jeder Suche neu durchsucht werden müssen. Mit MyDMS werden die Dokumente schon im Vorfeld durchsucht, so dass die Ergebnisse dann bei einer Suche durch den Anwender schneller angezeigt werden können.
Metadaten zur Suche verwenden
Neben der Suche im Volltext, also dem Inhalt des Dokuments, kann auch in den Metadaten gesucht werden. Metadaten sind zusätzliche Informationen, welche dem Dokument mitgegeben werden, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferant, etc.
Speicherung als PDF
Die Dokumente werden in dem Industriestandard PDF gespeichert und nicht in irgendwelchen Sonderformaten. Demenentsprechend genügt zum Betrachten auch der kostenlose Adobe Acrobat Reader.
Weboberfläche zur Bedienung
Die Bedienung von MyDMS erfolgt über einfache Weboberfläche und Suchmasken, welche zu den einzelnen Belegtypen passen. Beim Klick auf ein Suchergebnis öffnet sich dann der kostenlose Adobe Acrobat Reader zum Betrachten des Dokuments.
Keine Schulung notwendig
Da MyDMS mit ScanFlowStore für den Anwender komplett unsichtbar arbeitet und die Suche im vertrauen Browser stattfindet, ist für den Anwender keinerlei Schulung notwendig. Die Anwender können direkt loslegen!
WER SETZT DIE LÖSUNG EIN:
Unternehmen, die …
- einen sanften Einstieg in eine elektronische Ablage wünschen.
- ihre Geschäftsprozesse beschleunigen möchten.
- ihre Dokumente schneller oder einfacher wiederfinden möchten.
- lange Einführungsphasen für klassische DMS scheuen.
- einen sehr niedrigen Einstiegpreis für ihre elektronische Ablage wünschen.