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Dokumentenmanagement und Archivierung

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EINLEITUNG:

Bei windream handelt es sich um eine Dokumenten-Management-Lösung (DMS), ein Archiv der deutschen windream GmbH. Gerade durch die guten Marktkenntnisse eines deutschen Unternehmens überzeugt windream.
Durch den Einsatz der patentierten VFS-Technologie erscheint windream quasi unsichtbar, da es vollständig in den Windows Explorer integriert ist. Die Vorteile liegen auf der Hand: eine Schulung für Anwender ist quasi nicht notwendig. Entsprechend kurz sind auch die Projekteinführungszeiten für windream als DMS und entsprechend gering die Kosten.
windream verfügt über ein Rechtsgutachten, durch welches belegt wird, dass windream alle rechtlichen Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv vollumfänglich erfüllt.


WAS MACHT DIE LÖSUNG:

Dokumenten-Management-System (DMS)

windream ist ein hocheffizientes DMS mit einer ausgezeichnet intuitiven Bedienung und einem integriertem Archiv, welches nur aktiviert werden muss. Die unterschiedlichen Produktvarianten (SBE, SBX, BE) stellen unterschiedliche Leistungsmerkmale zur Verfügung.
Eine zusätzliche Schulung ist für die Nutzung von windream in der Regel nicht notwendig!

Vollständig ins Betriebssystem integriert

Da sich windream als Netzlaufwerk komplett in den Windows Explorer integriert, wird keine zusätzliche Benutzeroberfläche benötigt. Sämtliche Befehle für Datei-Operationen bleiben in windream vollständig erhalten. windream unterstützt alle Dateiformate, die unter Windows lauffähig sind und bietet daher einen besonders hohen Investitionsschutz.

Revisionssicheres Archiv

Wird die Archivfunktion, der sogenannte Objektspeicher, genutzt, dann kann auf die Aufbewahrung der Originale in Papierform verzichtet werden. Durch den windream-Objektspeicher wird sichergestellt,  dass die archivierten Dokumente unveränderlich gespeichert sind.

Lebenszyklus

Für die vorhandenen Objekttypen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails) können unterschiedliche Lebenszyklen hinterlegt werden. Ein Lebenszyklus regelt, ob und wie lange ein Dokument bearbeitbar ist und wann es archiviert wird und wie lange es im Archiv verbleibt. Danach kann es, je nach Einstellung, automatisch gelöscht werden und  automatisch aus dem Archiv entfernt werden.

Anbindung an beliebige Anwendungen

Dadurch, dass sich windream vollständig ins Betriebssystem integriert, werden keine speziellen Schnittstellen benötigt. Es ist aus jeder Anwendung heraus möglich, einfach per „Speichern unter“-Befehl nach windream zu speichern. Damit entfallen aufwändige und teure Anpassungen. Für spezielle Applikationen gibt es weitere Module, die eine automatische Übernahme von Daten zur Indizierung unterstützen.

Automatische Datenübernahme

Mit intelligenten Konnektoren können Daten zur Verschlagwortung direkt aus anderen Applikationen (z. B. MS Word) übernommen oder von Multifunktionsgeräten an windream übergeben werden. Zur Datenübernahme durch Formularerkennung werden Branchenstandards eingesetzt.

Workflow

Mit dem windream Business-Process-Manager (BPM) können Dokumente innerhalb windreams mehrstufige und parallele Prozesse durchlaufen. Somit lassen sich Arbeitsabläufe komplett digitalisieren und beschleunigen. Durch Vertreterregelungen und Eskalationsstufen wird sichergestellt, dass Bearbeitungszeiträume eingehalten und Service-Levels erfüllt werden.

E-Mail-Archivierung als Standalone-Lösung

Damit die rechtliche Anforderung der E-Mail-Archivierung erfüllt werden kann, ist es auch möglich, die E-Mail-Archivierung als Standalone-Varianten zu nutzen. Dabei werden alle E-Mails revisionssicher archiviert ohne dass ein komplettes Archiv eingeführt wird. Es ist jedoch möglich, die bereits installierte E-Mail-Archivierung zu einem späteren Zeitpunkt zu einem vollständigen DMS auszubauen. Diese E-Mail-Archivierung als Standalone für MS Exchange oder Lotus bietet einen sensationelles Preis-Leistungs-Verhältnis.

WER SETZT DIE LÖSUNG EIN:

Unternehmen, die …

  • ein revisionssicheres Archiv einsetzen möchten.
  • ihre Geschäftsprozesse beschleunigen möchten.
  • ihre Dokumente schneller oder einfacher wiederfinden möchten.
  • ihre Papierdokumente reduzieren möchten.
  • ein DMS einsetzen möchten, das einen schnellen Start und eine kurze Einführung ermöglicht.
  • Geschäftsprozesse digital abbilden möchten.
  • E-Mails revisionssicher archivieren möchten
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