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Scannen als Geschäftsprozess

Lernen Sie hier ScanFlowStore Funktionen kennen. -->

 

BULLET POINTS:


EINLEITUNG:

ScanFlowStore ist eine leistungsstarke modulare Software-Lösung mit der Dokumente direkt vom Multifunktionsgerät in andere Applikationen gescannt werden können,
oder auch ganz einfach in einer Windows-Ordnerstruktur gespeichert werden können.

WAS MACHT DIE LÖSUNG:

Dokumente direkt als textdurchsuchbares PDF speichern

ScanFlowStore speichert Dokumente schnell und effizient als durchsuchbare PDF-Dokumente an beinahe jedem Bestimmungsort Ihrer Wahl.
Für den Anwender ist das Scannen damit so einfach, wie das Kopieren. Eine spezielle Software muss der Anwender nicht beherrschen
oder bedienen, da ScanFlowStore komplett unsichtbar im Hintergrund arbeitet.

Word-, Excel-, JPEG-Ausgabeformate

Wahlweise können die Dokumente auch direkt im Word-, Excel- oder JPEG-Datei-Dateiformat gespeichert werden.
Hierdurch kann die Datei direkt weiter bearbeitet werden ohne dass am Arbeitsplatz eine komplizierte OCR-Software benutzt werden muss.
Selbstverständlich werden auch die typischen Bildformate wie JPEG oder TIFF unterstützt.

PDF/A-Unterstützung

Das PDF/A-Dateiformat soll der neue Archivierungsstandard von Adobe werden. ScanFlowStore unterstützt die Speicherung
von Scans im PDF/A-Format. Ihre Scans werden hierdurch automatisch in dem beliebten Format gespeichert.

Bi-Direktionale Kommunikation nutzen

Durch die Bi-Direktionale Kommunikation, welche durch die  Xerox-EIP-Technologie möglich wird,
können Sie sich am Display der Maschine Werte aus nahezu beliebigen Datenbanken (z.B. SQL- oder Oracle-Datenbanken oder CRM-/ERP-Systeme)
anzeigen lassen und diese zur Steuerung der Ablage Ihrer Dokumente verwenden.
So können Sie Kunden beispielsweise direkt aus Ihrem ERP-/CRM-System anzeigen lassen und zur Verschlagwortung oder Zuordnung des Scans nutzen.

Direkt in Applikationen scannen

Mit der Unterstützung von XML als universellem Austauschformat besteht die Möglichkeit, Scans gezielt an nahezu jede Anwendung zu übergeben.
Darüber existiert eine Vielzahl an Konnektoren, durch die Anbindung an viele ERP- und DMS-Systeme sehr einfach eingerichtet werden kann,
wie beispielsweise MS Sharepoint, DocuShare, windream, ELO, Sage und viele mehr.

Durch die Windows-Ordnerstruktur browsen

Mit der Browse-Funktion von ScanFlowStore wird eine Windows-Ordnerstruktur (beispielsweise ein Netzlaufwerk) direkt am Display
des MFPs angezeigt dort als Ziel des Scanns ausgewählt. Hierdurch kann ganz spontan entschieden werden, wohin das Dokument gescannt werden soll.

Barcodes auslesen und verwerten

Mit dem optionalen Barcode-Modul lesen Sie Barcodes von Ihren Scans aus und können diese als Metadaten (Variablen) verwenden,
beispielsweise für die Ablagestruktur oder die Dokumenteneigenschaften.

Zonale Erkennung

Mit der zonalen Erkennung lesen Sie ganz gezielt bestimmte Bereiche Ihres Scans aus und verwenden diese Daten dann für die weitere Ablage.
Dabei lassen sich bestimmte Regionen eines Dokumentes zur Erkennung vorwählen, es kann aber auch der gesamte Scan nach einer Zeichenfolge durchsucht werden.
Auf diese Weise lassen sich dynamische Formulare scannen und gezielt Ihren Geschäftsprozessen zuführen.

100% serverbasierend

Alle Funktionen von ScanFlowStore geschehen für den Anwender nahezu unbemerkt, da der Anwender nur das Ergebnis erhält.
Eine Bedienung von Programmen oder Fachwissen ist nicht notwendig, da ScanFlowStore im Hintergrund läuft.
Da es zu 100% serverbasiert ist, ist nach Erstinstallation in der Regel kein weiterer Wartungsaufwand notwendig!

WER SETZT DIE LÖSUNG EIN:

Unternehmen, die …

  • einen sanften Einstieg in eine elektronische Ablage wünschen.
  • ihre Geschäftsprozesse beschleunigen möchten.
  • ihre Dokumente schneller oder/und einfacher wieder finden möchten.
  • bereits eine Applikation (ERP, CRM etc.) einsetzen, in der Dokumente gespeichert werden sollen und sich eine Anbindung ihres Multifunktionsgerätes wünschen.
  • gescannte Dokumente weiterbearbeiten möchten.
  • Geschäftsprozesse digital abbilden möchten.
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